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財団の理事長先生からお話を頂いたのは、先生が当時理事長をしていらした学会の事務局長という仕事でした。1000人程の会員が在籍している学会の会員管理や会費請求、学会誌の発行や理事会の運営、年度会計の報告、毎年各地の大学が当番となって開かれる学会の運営…。
今思い出しても盛り沢山な業務を、1人でこなす事務局長という仕事でした。
しかも、前任者が急逝してたため、引継ぎもないという状況だったのです！
年度会計が済んでいた時期にもかかわらず、引き出しの中には袋に入った少額ずつの現金がいくつも。PCのデスクトップには、書きかけの文書や書類が分類もされないまま残っていたのです。どれが要るのか要らないのか、どれを削除してよいのかいけないのか…。全く分からないまま、業務は走り出していたのです。
取敢えず、私はPC上に「確実廃棄」と「保留」のフォルダを作ることにしました。書き散らされた文書は「確実廃棄」に、要る要らないが不明の書類は取敢えず「保留」に分類して、デスクトップを整理しました。これで、自分が今すべき作業が明確に見通せることになったのです。
これは、家を整理する作業にため息をついている皆さんの役に立つのではないでしょうか？
期限が迫られていないと、ついつい先延ばしにしてしまいがちですが、いつかはその期限は来ます。その時のために、PC上のフォルダと同様な段ボール箱を用意してはどうでしょうか？
皆さんが疲れてしまうのは、完璧にしようとするからではないでしょうか？「廃棄」の段ボール1箱を処分出来ただけでも十分やった気になると思いますし、見通しが立ってくると思います。「保留の」箱からは、「廃棄」に移動することも思いとどまることもできるでしょ(*^^)v
話がそれましたが、この学会業務で私はとても鍛えられ、沢山のことを学びました。ExcelやWordの使い方、会計報告の仕方と報告書の見かた、理事会運営業務、編集委員会への参加を通して論文が学会誌に載るまでの流れを知ること。また、学会で使用するスライド作成の為、パワーポイントを使うことも出来るようになりました。その度ごとに頭を絞りましたが、全て自分の力になっています。
学会出張の為に自分の宿を取り、新幹線や飛行機のチケットを取ることも覚えました。出張では松江、熊本、奈良や富山などにも行き、普段の旅行とは違った経験をしたことも思い出となっています。
